David Allen: Getting Things Done_Teil 2

In dem Selbstmanagement-System von David Allen – “Getting Things Done” (GTD) – zu Deutsch: “Wie Sie die Dinge besser geregelt bekommen” – geht es darum, den Geist von unnötigen Gedanken zu befreien, die mit dem Erledigen von Aufgaben und Projekten verbunden sind. Heute erfahren Sie, wie das System von David Allen in der Praxis funktioniert.

Sie können Ihr Gehirn dahingehend trainieren, dass Sie im Alltag mehr abschalten können und nicht permanent an die Dinge denken müssen, die Sie noch zu erledigen haben. Allerdings unterscheidet unser Gehirn nicht danach, wann gerade die passende Situation vorhanden ist, um über derartige Dinge nachzudenken. Und so kommt es in unserem Alltag relativ häufig vor, dass wir uns nicht auf wesentliche Dinge konzentrieren, da wir abgelenkt sind.

Sie telefonieren mit Ihrer Schwester über die Pflege Ihrer demenzkranken Mutter, hören heute aber relativ schlecht zu. Der Grund dafür besteht darin, dass Sie während des Telefonats die ganze Zeit daran denken müssen, dass in dieser Woche noch ein wichtiger Einkauf für Ihre Mutter ansteht, der noch nicht erledigt worden ist. Es existiert also noch ein loses Ende in Ihrem Kopf – in der Terminologie von David Allen. Mit dem Selbstmanagement-System von Allen – kurz GTD – können Sie hier für Abhilfe sorgen!

Ein paar grundsätzliche Anmerkungen zu GTD

Der erste Schritt zu mehr Entlastung in Ihrem Kopf ist das konsequente Aufschreiben aller Dinge und Projekte, an die Sie Ihr Gehirn erinnert. Im Unterschied zu anderen Techniken und Methoden des Selbst- und Zeitmanagements wird hier aber nicht nur aufgeschrieben, was mit Ihrer Arbeit oder einzelnen Aufgaben zu tun hat, sondern einfach alle Dinge, die Sie geregelt bekommen wollen.

Unter “Projekte” versteht Allen allerdings etwas anderes, als wir im Alltag mit diesem Begriff für gewöhnlich assoziieren. Ein Projekt ist nach Allen zufolge eine Aufgabe, die mehr als zwei Minuten Zeit in Anspruch nimmt und deren erfolgreiche Umsetzung mehr als einen Handlungsschritt umfasst. Der Einkauf für Ihre demenzkranke Mutter wäre also für Allen bereits ein Projekt, da Sie für das Erledigen dieser Aufgabe mehr als zwei Minuten Zeit benötigen und mehr als einen Handlungsschritt mit einrechnen müssen – auch wenn Sie Ihrem Alltagsverständnis nach mit dieser Aufgabe eigentlich kein Projekt verbinden.

Um den Kopf leer zu bekommen, sollten Sie möglichst alle Dinge und Projekte lückenlos aufschreiben, die Sie noch nicht erledigt haben. Das konsequente Aufschreiben bildet die Grundbasis für GTD. Dabei ist es völlig unerheblich, ob Sie für die möglichst lückenlose Erfassung aller Dinge, die Sie regeln wollen, einen Computer als Hilfsmittel benutzen wollen oder lieber Stift und Papier.

Aus meiner Erfahrung machen Stift und Papier allerdings mehr Sinn, da beide Hilfsmittel schneller zuhanden sind. Personen, die dennoch digitale Werkzeuge für das Selbstmanagement vorziehen, werde ich an anderer Stelle darüber aufklären, welche Werkzeuge besonders hilfreich sind. Einen ersten Überblick dazu finden Sie hier.

Mit dem möglichst lückenlosen Erfassen sämtlicher Dinge, die Sie geregelt bekommen wollen, ist es allerdings noch nicht getan. Die Frage stellt sich, wie sich das möglichst lückenlose Dokumentieren weiter systematisieren lässt, welche Logik dabei zu beachten ist und wie Sie von der Dokumentation zu der Erledigung und Realisation Ihrer Aufgaben und Projekte gelangen – den wichtigsten Teil! Sie halten diese Vorgehensweise bereits an dieser Stelle für zu aufwendig?

Stellen Sie sich einfach einen ungeordneten Haufen mit lauter unerledigten Dingen vor (so ähnlich wie im oben angeführten Bildbeispiel). Stellen Sie sich nun weiter vor, dass ein Zusammenhang zwischen diesem ungeordneten Haufen und Ihrer mentalen Situation besteht. Denn wie wir aus der Gehirnforschung wissen, führen lauter unerledigte Dinge früher oder später zu einem Überhang im Kopf – und damit zu negativem Stress und einseitiger kognitiver Belastung. Da hilft es auch nichts, wenn Sie glauben, dass Sie mühelos im Chaos zurecht kommen, denn nur die wenigsten von uns beherrschen das Chaos. Verabschieden Sie sich also von dieser Illusion!

Das GTD-System: Die vierte Generation des Zeitmanagements

Manche Personen verbinden mit dem Begriff des “Systems” eine negative Assoziation: Systeme sind unflexibel und starr – so die geläufige Meinung. Genau das ist beim GTD-System von David Allen jedoch nicht der Fall. Wenn Sie einmal verstanden haben, wie dieses System in der Praxis funktioniert und dieses erfolgreich in den Alltag integriert haben, können Sie auch zu wesentlich mehr Produktivität gelangen – vorausgesetzt, dass Sie sich zuvor mit den Grundprinzipien des Selbstmanagements vertraut gemacht haben. Zu diesen Grundprinzipien gehören vor allem Ihre Gewohnheiten und Ihre persönlichen Wertevorstellungen.

Das System von David Allen gehört zu der vierten Generation des Zeitmanagements. Innerhalb dieser Generation steht nicht mehr die konsequente Nutzung von Zeitplänen und Checklisten im Vordergrund. Es geht vielmehr darum, auf ein System zu setzen, das zunehmend komplexeren Anforderungen in unserer heutigen Zeit gerecht wird. Dabei ist dieses System kompatibel mit grundlegenden Erkenntnissen aus der Hirnforschung zu Fragen der effizienten Selbstorganisation.

Unser Gehirn findet Stabilität durch Selbstorganisation und diese Stabilität kann durch das System von David Allen weiter gestützt werden. Und dieses System ist eben nicht starr, denn es lässt sich ganz flexibel auf die Anforderungen des Selbstmanagements in Ihrem Alltag zuschneiden. In der vierte Generation des Zeitmanagements geht es demnach nicht mehr um Zeitmanagement im klassischen Sinne, sondern um Fragen des produktiven Selbstmanagements – und zwar dahingehend, dass wir bei der Selbstorganisation auf flexible Methoden zurückgreifen können, die gerade auch bei zunehmend komplexeren Anforderungen in unserem Alltag funktionieren!

Die Grundprinzipien von GTD: Wie funktioniert GTD in der Praxis?

Das konsequente Aufschreiben sämtlicher Dinge, die Sie erledigen wollen, bildet die Grundbasis für GTD. Die hier angeführte Mindmap veranschaulicht die Grundprinzipien von GTD. Wenn Sie auf diese graphische Darstellung klicken, wird die Darstellung automatisch vergrößert. Lassen Sie sich dabei nicht von der Komplexität der Darstellung beirren.

Zunächst sind nur die  fünf Punkte “1. Erfassen”, “2. Durcharbeiten”, “3. Organisieren”. “4. Durchsehen” und “5. Durchführen” von wesentlicher Bedeutung. Die Details zu diesen einzelnen Punkten spielen dagegen erst einmal keine Rolle. Wir werden diese Punkte jetzt gemeinsam durchgehen, damit Sie die Grundprinzipien von GTD besser verstehen und bei Bedarf schrittweise lernen und anwenden können.

Aus meiner Erfahrung kann ich Ihnen nur sagen, dass sich das Erlernen und die schrittweise Anwendung dieses Systems im Alltag definitiv auszahlt: Sie werden nämlich mit der Zeit produktiver und können sich dadurch mehr auf wesentliche Aufgaben konzentrieren – etwa auf die Arbeit an Beziehungen innerhalb der professionellen Pflege!

1. Die Grundlage: Erfassen Sie zunächst sämtliche Dinge, die zu erledigen sind!

In einem ersten Schritt erfassen Sie sämtliche Dinge, die Sie erledigen wollen, in Eingangskörben. Das können sowohl Dinge sein, die von größerer Dringlichkeit sind, als auch solche Dinge, die erst zu einem späteren Zeitpunkt von Belang sind.

Selbstverständlich können Sie an dieser Stelle auch damit beginnen, nur solche Dinge aufzuschreiben, die für Ihren Beruf von Bedeutung sind. Generell sollten Sie jedoch keine derartige Trennung vornehmen. Der Grund dafür ist folgender: Unser Gehirn handelt quasi nach der Devise, uns immer wieder an einzelne Dinge zurückzuerinnern, die noch nicht wirklich von uns verarbeitet worden sind. Dabei spielen Trennungen wie die zwischen “Beruf” und “Privat” zunächst überhaupt keine Rolle.

Also: Sie nehmen beim Erfassen einfach ein Papier und schreiben alle Dinge auf, die noch nicht von Ihnen abgeschlossen worden sind – ganz gleich um welche Dinge es sich auch handeln mag. Hierbei geht es vorab um eine möglichst ungefilterte und unzensierte Dokumentation. Erst in dem darauf folgenden Schritt können Sie weitere Differenzierungen vornehmen, indem Sie beispielsweise Ihre Liste mit unabgeschlossenen Vorgängen nach beruflich und privat unterteilen.

2. Die Frage: Um welche Art von Material handelt es sich?

Beim Durcharbeiten Ihrer Eingangskörbe stellt sich nun die Frage, wie man die Dinge bewerten soll, die später abgearbeitet werden. Allen schlägt hier folgende Vorgehensweise vor:

• Stellen Sie sich die Frage, um welche Art von Material es sich handelt, das Sie später weiter verarbeiten wollen. Kann man etwas mit diesem Material unternehmen oder nicht? Der Begriff des “Materials” bezieht sich auf die Dinge, die Sie erledigen wollen.
• Wenn Sie mit den Dingen, die Sie abarbeiten wollen, aktuell nichts unternehmen können, können Sie diese nach folgenden Kategorien aussortieren: “Müll” oder “Vielleicht/Irgendwann”. “Müll” bedeutet, dass diese Dinge absolut keine Relevanz besitzen. “Vielleicht/Irgendwann” bedeutet, dass diese Dinge erst zu einem späteren Zeitpunkt von Bedeutung sind und dementsprechend auch erst später Ihre Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen sollten.
• Wenn Sie dagegen mit den Dingen, die Sie abarbeiten wollen, etwas unternehmen können, können Sie sich in einem nächsten Schritt überlegen, ob Sie diese Dinge sofort erledigen, erst später erledigen oder gar delegieren wollen.
• Beim Durcharbeiten Ihrer Eingangskörbe bleiben Sie mit einem Terminkalender und weiteren Listen sowie einem Ablagesystem auf dem jeweils neusten Stand. Mehr dazu folgt.
• Grundsätzlich ist bei Allen die Einhaltung der Zweiminuten-Regel von großer Bedeutung: Diese besagt, dass Sie sämtliche Aufgaben, die Sie sofort erledigen können, auch tatsächlich sofort erledigen sollten.

3. Der Vorher- und Nachher-Effekt: Warum GTD zu mehr Produktivität verhilft

Welche Werkzeuge und Hilfsmittel führt Allen für das Organisieren von Aufgaben an? Wir sprachen ja bereits gerade von Eingangskörben, den Terminkalender und weiteren Listen. Neben diesen drei Hilfsmitteln existiert für die Organisation außerdem das 43-Ordner-Wiedervorlagesystem.

Die Funktion von Eingangskörben

Unter dieser Kategorie versteht Allen sowohl E-Mails als auch ein Ablagesystem auf dem Schreibtisch und ein Notizbuch. Dabei kann ein Ablagesystem auf dem Schreibtisch etwa eine Bürobox oder eine Briefablage sein – je nachdem welche Art von Ablagen Sie vorziehen (siehe dazu auch folgenden Link).

Vielleicht fragen Sie sich jetzt noch, worin der Zusammenhang zwischen einem Notizbuch und einem Eingangskorb besteht. Immer dann, wenn Sie gerade einen wichtigen Gedanken haben oder eine Idee, können Sie diese in Ihr kleines Notizbuch schreiben. Andernfalls gehen diese wertvollen Gedanken nämlich verloren! Am besten nutzen Sie ein kleines Notizbüchlein, das Sie problemlos in Ihre Taschen verstauen können.

Der Terminkalender

In einem Terminkalender werden bei Allen tatsächlich nur Termine erfasst und keine weiteren Aufgaben, Projekte und sonstige Dinge, auch wenn viele Terminkalender heutzutage einen viel größeren Funktionsumfang besitzen. Denken Sie immer daran: Es geht darum, die Gedankenflut in Ihrem Kopf einzudämmen und Ihre Produktivität zu steigern!

Die Listen

Listen haben bei David Allen eine sehr wichtige Funktion. Nachdem Sie in einem ersten Schritt möglichst ungefiltert alle Dinge dokumentiert haben, die Sie erledigen wollen, kommen in einem zweiten Schritt die Listen hinzu.

Alle Dinge, die in zwei Minuten erledigt werden können, haben Sie bereits für heute erledigt. Jetzt überlegen Sie sich, worin die nächsten Aufgaben bestehen könnten. Bei dieser Frage geht es sowohl um Projekte als auch um Listen. Projekte beziehen sich auf alle Dinge, die nicht sofort zu erledigen sind und die mehr als einen Arbeitsschritt umfassen. Dabei ist der Einkauf für Ihre demenzkranke Mutter genauso ein Projekt wie der Ausflug ins Grüne am Wochenende.

Was die Listen anbelangt, so können Sie diese nach verschiedenen Themen unterteilen, etwa “Anrufe”, “Am Computer” oder “Besprechen mit”. Hier ein Beispiel:

• Notizen/Eingangsbox
• Projekte
• Was soll als nächstes unternommen werden? Gruppierung nach Projekten und Listen:
  • Anrufe
  • Am Computer
  • Unterwegs
  • Im Büro
  • Zu Hause
  • Besprechen mit
• Vielleicht/Irgendwann

Bei dem nächsten Beispiel wurden die Listen noch weiter unterteilt. Neben den Listen, die u. a. verschiedene Orte umfassen, an denen unterschiedliche Dinge geregelt werden müssen, gibt es zusätzlich auch solche Listen, die Sie zu einzelnen Projekten anlegen können und zu persönlichen Wünschen und Zielen für die Zukunft, die “vielleicht/irgendwann” von Relevanz sind. Hier das Beispiel dazu:

Listen nach “funktionalem Kontext”:

• Büro
• Zu Hause
• E-Mail (Smartphone)
• Besorgungen (Stadt)

Weitere Listen:

• Projektliste
• Vielleicht/Irgendwann

Das 43-Ordner-Wiedervorlagesystem

Das 43-Ordner-Wiedervorlagesystem bildet das Herzstück des GTD-Systems (siehe dazu auch folgenden Link). Zwölf Ordner stehen für die zwölf Monate, die restlichen einunddreißig Ordner für die Tage des jeweils aktuellen Monats. Das heißt, dass Sie beispielsweise eine Liste mit tagesaktuellen Aufgaben erstellen. Jeden Tag entleeren Sie einen Ordner (oder ein Fach) in Ihrem Wiedervorlagesystem. Wenn also eine Liste noch weitere Aufgaben enthält, die Sie noch nicht erledigen konnten, wird Sie automatisch um einen Tag in Ihrem Wiedervorlagesystem verschoben.

Beispiel: Ich notiere mir in der Pflege am frühen Morgen, welche Aufgaben heute anstehen. Die Liste mit den Aufgaben bekommt Nr. 1 für den ersten Tag im Monat. Wenn am Ende dieses Tages nicht alle Aufgaben erledigt sein sollten, wird diese Liste automatisch um einen Tag verschoben usw. Sollten Aufgaben an verschiedenen Tagen anfallen, so werden diese zu Beginn des Monats gesammelt und auf die jeweiligen Tage verteilt.

Neben den einunddreißig Ordnern für die laufenden Tage eines Monats, existieren zudem die zwölf Ordner für die Monate eines Jahres. Hier können Sie dementsprechend jene Listen einordnen, die mit Projekten zusammenhängen, die erst zu einem bestimmten Monat im Laufe eines Jahres von Relevanz sind.

Entscheidend ist bei diesem System, dass Sie nicht mehr laufend an einzelne Dinge denken werden, die Sie noch erledigen wollen. Sie sorgen also mit Hilfe dieses Wiedervorlagesystems für mentale Entlastung, denn Ihr Unterbewusstsein wird quasi durch diese systematische Vorgehensweise beruhigt. Nichts geht in diesem System verloren und alle Dinge, die Sie regeln wollen, werden erst dann abgerufen, wenn Sie von Relevanz sind. Wunderbar!

4. Halten Sie Ihre Notizen und Listen stets auf den neuesten Stand!

Wichtig ist natürlich auch, dass Sie regelmäßig Ihre einzelnen Notizen und Listen durchsehen, um diese auf den neuesten Stand zu halten.

Folgender Vorschlag: Sorgen Sie für die Aktualisierung am Ende der Woche und nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit!

5. Vergessen Sie nicht die konkreten Handlungen hinter der Organisation!

Das ganze systematische Erfassen von Dingen, die Sie geregelt bekommen wollen, ist sicherlich völlig wertlos, wenn Sie dabei das Umsetzen und Machen außer Acht lassen! Dabei kommt es sicherlich auch darauf an, in welchen Kontext Sie sich gerade bewegen. Manche beruflichen Dinge müssen schon bald erledigt werden, während einige private Dinge noch Zeit haben usw. Schließlich kommt es dabei auch noch auf die Priorisierung an und die verfügbare Zeit und Energie.

Zur Erinnerung: Dinge, die Sie geregelt bekommen wollen, können generell nach folgenden Prioritäten unterteilt werden:

• Dringend/wichtig: Krisen oder Projekte mit anstehendem Abgabetermin
• Dringend/nicht wichtig: Unterbrechungen, E-Mails, Post, Anrufe usw.
• Nicht dringend/wichtig: Beziehungsarbeit, Planung, Erholung
• Nicht dringend/nicht wichtig: Einige Anrufe, E-Mails, Zeitfresser etc.

Im nächsten Beitrag lernen Sie das Zeitmanagement-System “Zen to Done” von Leo Babauta kennen – die abgespeckte Version von GTD.

Quellenangabe zu Titelfoto:

Foto: Adam Cuban / www.flickr.com

http://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/d/df/GettinThingsDone.png

Fotos: Stefan Imhoff / www.flickr.com

Marcus Klug arbeitet aktuell als Kommunikationswissenschaftler und Social Media Manager am Dialog- und Transferzentrum Demenz (DZD) und betreut dort das Projekt Wissenstransfer 2.0. Das Projekt wurde bereits mit dem Agnes-Karll-Pflegepreis 2013 ausgezeichnet. Sein Schwerpunkt liegt auf Wissenskommunikation im Social Web. Daneben betreibt er als hauptverantwortlicher Redakteur seit Mai 2012 zusammen mit Michael Lindner Digitalistbesser.org: Plattform für Veränderung und lebenslanges Lernen. Kontakt: marcus.klug@uni-wh.de.

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Weiterführende Literatur:

• Allen, D. (2001): Getting Things Done. The Art of Stress-Free Production. New York: Penguin.