Leo Babauta: Zen To Done_Teil 1

Nachdem wir uns mit dem Selbstmanagement-System von David Allen beschäftigt haben – “Getting Things Done” (GTD) – lernen Sie in den nächsten beiden Beiträgen ein System kennen, das wesentlich minimalistischer angelegt ist: “Zen To Done” (ZTD) von Leo Babauta. In der einfachsten Variante brauchen Sie dafür zunächst nicht mehr als ein kleines Notizbuch und einen Stift. Das kommt Ihnen sicher in der professionellen Pflege zugute, wenn Sie ohnehin schon viele Dinge zu dokumentieren und zu erledigen haben.

Für Personen, die im Bereich der professionellen Pflege arbeiten, fallen häufig relativ viele Schreibarbeiten an, die im Arbeitsalltag zu erledigen sind. Beispiele für derartige Schreibarbeiten sind die Dokumentation einzelner Behandlungen und Terminabsprachen, die mit anderen Pflegenden und Führungskräften abzusprechen sind.

Auch ansonsten sind die heutigen Anforderungen an die Dokumentation in der Pflege stark gestiegen. Schätzungen zufolge fällt pro Arbeitstag im Pflegeheim oder beim ambulanten Pflegedienst im Durchschnitt eine Stunde nur für die Dokumentation weg (siehe dazu auch folgenden Link), die für die eigentliche Betreuung und Pflege verloren gehen und damit für die Arbeit an Beziehungen.

Wie Sie ja bereits an anderer Stelle in unserer Reihe “Selbstmanagement in der Pflege” in dem Beitrag “Vier Generationen von Zeitmanagement nach Stephen R. Covey” erfahren haben, sollten Sie ein Gespür dafür entwickeln, welche Tätigkeiten wirklich wichtig sind und welche nicht. Dabei stellt sich allerdings gerade innerhalb der professionellen Pflege die Frage, wie der Dokumentationsaufwand, der auch für das eigene Selbstmanagement aufzubringen ist, mit der Pflicht zur Dokumentation im Berufsalltag vereinbar ist. Welche Systeme helfen Ihnen also dabei, Ihre Produktivität zu erhöhen und gleichzeitig den Dokumentationsaufwand dafür möglichst so gering wie möglich zu halten?

Zen To Done: Das Produktivitätssystem von Leo Babauta

Zunächst ist bei der Dokumentation von Dingen, die zu erledigen sind, zwischen solchen Dingen zu unterscheiden, die in Ihrem Beruf erledigt werden müssen und solchen Aufgaben und Projekten, die für Sie in persönlicher Hinsicht von Bedeutung sind.

Das heißt, dass Sie sich nicht davon abschrecken lassen sollten, neben der Pflicht zur Dokumentation in der Pflege zusätzlich noch weitere Dinge und Projekte zu dokumentieren, die mit Ihrem persönlichen Selbstmanagement zusammenhängen. Denn eines sollten Sie dabei nicht vergessen: Die Verbesserung des Selbstmanagements dient Ihrer persönlichen Entwicklung und das Dokumentieren von Aufgaben – als Grundvoraussetzung für produktives Selbstmanagement – soll Sie eben nicht zusätzlich belasten, sondern im Gegenteil entlasten! Die Frage stellt sich nur, mit welcher Methode Sie diesem Ziel schrittweise näher kommen.

Das Selbstmanagement-System von David Allen – “Getting Things Done” – erscheint vielen Menschen beim ersten Blick recht komplex und zu wenig alltagstauglich. Das hängt vor allem damit zusammen, dass dieses System einige Gewohnheitsveränderungen und jede Menge neue Regeln für das eigene Selbstmanagement beinhaltet, die recht schnell als zu anstrengend und anspruchsvoll empfunden werden können.

Als da hätten wir u. a. die Forderung nach der lückenlosen Erfassung sämtlicher Dinge, die Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen und die Sie erledigen wollen, die systematische Dokumentation und Abarbeitung dieser Dinge nach bestimmten Kategorien und Regeln, und schließlich noch solche Vorschläge wie das 43-Ordner-Wiedervorlagesystem von David Allen. Da kann Ihnen durchaus schon nach kurzer Strecke die Puste ausgehen, obwohl sich das System von Allen weltweit großer Beliebtheit erfreut – gerade auch in der Praxis!

Das Produktivitätssystem “Zen To Done” (ZTD) von dem Blogger Leo Babauta (zenhabits.net) setzt genau an dieser Stelle an. Es handelt sich wie bei Allen um ein Selbstmanagement-System, welches einzelne Bausteine aus dem Ansatz von Allen und den 7 Wegen zur Effektivität nach Stephen R. Covey miteinander verbindet und dabei versucht, möglichst einfache methodische Grundlagen für ein produktives Selbstmanagement zu schaffen.

Auch Babauta kritisiert an dem System von David Allen u. a. das Problem von Gewohnheitsveränderungen, die bei Allen quasi stillschweigend vorausgesetzt werden. Eine Gewohnheit besteht beispielsweise darin, sämtliche Dinge zu erfassen, die Sie geregelt bekommen wollen. Eine andere Gewohnheit besteht darin, diese Dinge nach bestimmten Regeln abzuarbeiten und den eigenen Alltag in der Organisation auf dieses System anzupassen.

Alleine die Veränderung einer einzelnen Gewohnheit im Alltag ist schon schwierig genug – geschweige denn die Veränderung von mehreren Gewohnheiten zugleich. Unser Gehirn liebt nämlich Gewohnheiten und Routinen, denn Gewohnheiten erleichern unser Leben ungemein. Daher hat sich Babauta in der Kritik an dem System von David Allen die Frage gestellt, wie ein Produktivitätssystem wohl aussehen kann, das wesentlich einfacher umzusetzen ist.

Seine Antwort: Beim Erfassen und Dokumentieren von Aufgaben und Projekten sollten wir uns auf einige wesentliche Punkte beschränken. Dasselbe gilt für die Eingangsorte, an denen wir die Dinge sammeln, die wir abarbeiten wollen. Auch hier lautet die Empfehlung, sich auf möglichst wenige Eingangsorte zu beschränken, etwa auf ein Notizbuch und ein einfaches Ablagesystem auf dem Schreibtisch. Und wie verhält es sich mit den Gewohnheiten? Raten Sie mal, was das Motto sein könnte … Klar: weniger ist Mehr! Aber was hier allzu leicht als Binsenweisheit daherkommen könnte, erfordert dennoch einiges an Disziplin und Arbeit.

Wie Allen verfolgt auch Babauta das Ziel, unseren Kopf unter Zuhilfenahme eines Selbstmanagement-Systems von unnötigem Ballast zu befreien – allerdings in der abgespeckten Variante. Und wie Covey geht es Babauta vor allem auch darum, die Grundprinzipien des Selbstmanagements dabei hinreichend mit zu berücksichtigen, denn ohne die Reflexion und Verinnerlichung dieser Grundprinzipien helfen Ihnen auch nicht solche Systeme wie GTD und ZTD wirklich weiter. Fragen Sie sich also vorab – falls Sie einzelne Gewohnheiten verändern wollen –, ob dieser Anspruch mit Ihren persönlichen Bedürfnissen und Wertevorstellungen überhaupt kompatibel ist.

Was Babauta unter Gewohnheitsveränderungen versteht und wie sein Produktivitätssystem in der Praxis en detail funktioniert, erfahren Sie im nächsten Beitrag. Vorab kann ich Ihnen einen Link zu einem kostenfreien E-Book empfehlen: Dabei handelt es sich um die deutsche Übersetzung zu “Zen To Done”.

Quellenangabe zum Titelfoto:

Foto: cgunsinger / www.flickr.com

Marcus Klug arbeitet aktuell als Kommunikationswissenschaftler und Social Media Manager am Dialog- und Transferzentrum Demenz (DZD) und betreut dort das Projekt Wissenstransfer 2.0. Das Projekt wurde bereits mit dem Agnes-Karll-Pflegepreis 2013 ausgezeichnet. Sein Schwerpunkt liegt auf Wissenskommunikation im Social Web. Daneben betreibt er als hauptverantwortlicher Redakteur seit Mai 2012 zusammen mit Michael Lindner Digitalistbesser.org: Plattform für Veränderung und lebenslanges Lernen. Kontakt: marcus.klug@uni-wh.de.

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Weiterführende Literatur: